Việc rà soát không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra đúng/sai của số liệu, mà phải hướng tới mục tiêu: "Giải trình được mọi biến động bằng chứng từ hợp pháp".
I. Tầm quan trọng của việc rà soát tiền thanh tra
Trong kỷ nguyên số hóa năm 2026, cơ quan thuế đã có trong tay dữ liệu hóa đơn điện tử và các báo cáo thuế của bạn thông qua AI. Việc rà soát trước giúp doanh nghiệp:
Chủ động khai bổ sung: Nếu phát hiện sai sót trước khi Đoàn thanh tra công bố quyết định tại trụ sở, doanh nghiệp chỉ bị phạt chậm nộp (0,03%/ngày) mà không bị phạt hành vi khai sai (20% trên số thuế thiếu).
Hoàn thiện hồ sơ minh chứng: Bổ sung các biên bản, hợp đồng còn thiếu sót để đảm bảo chi phí được trừ.
Xây dựng kịch bản giải trình: Giúp kế toán trưởng và ban lãnh đạo tự tin, nhất quán trong các buổi làm việc với Đoàn thanh tra.
II. Các trọng điểm rà soát về Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)
Thuế GTGT là sắc thuế dễ bị soi xét nhất về tính hợp lệ của hóa đơn.
1. Đối soát hóa đơn và Tờ khai
Sử dụng phần mềm đối soát để đảm bảo tổng doanh thu và thuế GTGT trên hóa đơn điện tử khớp hoàn toàn với số liệu đã kê khai trên tờ khai hàng tháng/quý.
Kiểm tra các hóa đơn bị hủy, thay thế hoặc điều chỉnh. Đảm bảo doanh nghiệp đã thực hiện kê khai bổ sung cho các hóa đơn này.
2. Kiểm tra trạng thái nhà cung cấp
Rủi ro: Đây là "điểm nóng" pháp lý. Cơ quan thuế sẽ quét danh sách các hóa đơn của doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao hoặc đã bỏ trốn.
Hành động: Tra cứu trạng thái MST của toàn bộ nhà cung cấp có giá trị hóa đơn lớn. Nếu phát hiện nhà cung cấp đã đóng mã số thuế hoặc bỏ trốn, cần tách riêng hồ sơ và chuẩn bị sẵn chứng từ chứng minh giao dịch có thật (Phiếu nhập kho, vận đơn, ảnh chụp hàng hóa...).
3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Rà soát toàn bộ các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên. Đảm bảo có Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản tương ứng.
Đặc biệt lưu ý các trường hợp thanh toán bù trừ công nợ: Phải có quy định trong hợp đồng và biên bản đối chiếu bù trừ có chữ ký xác nhận của hai bên.
III. Rà soát chi tiết về Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Đây là nơi Đoàn thanh tra tập trung để loại chi phí và truy thu thuế lớn nhất.
1. Chi phí tiền lương và nhân sự
Hồ sơ pháp lý: Rà soát Hợp đồng lao động, Quy chế lương thưởng, Thỏa ước lao động tập thể. Các khoản thưởng, phụ cấp (ăn trưa, điện thoại, trang phục) phải được ghi cụ thể mức hưởng và điều kiện hưởng.
Đối soát BHXH: Số liệu tiền lương trên sổ sách kế toán phải logic với số liệu đóng bảo hiểm xã hội và tờ khai quyết toán thuế TNCN.
Lưu ý: Loại bỏ các chi phí lương của chủ doanh nghiệp TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ (nếu có kê khai nhầm).
2. Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)
Kiểm tra thẻ TSCĐ, hồ sơ mua sắm và phương pháp trích khấu hao.
Đảm bảo tài sản vẫn đang phục vụ sản xuất kinh doanh. Nếu tài sản đã thanh lý hoặc hư hỏng nhưng vẫn trích khấu hao, chắc chắn sẽ bị loại chi phí.
3. Chi phí lãi vay và Giao dịch liên kết (Nghị định 132)
Nếu doanh nghiệp có phát sinh quan hệ vay mượn với cá nhân/tổ chức có mối quan hệ liên kết (ví dụ: vay vốn giám đốc, công ty mẹ), cần tính toán lại mức trần chi phí lãi vay (30% EBITDA).
Kiểm tra tính hợp lý của lãi suất vay so với lãi suất thị trường để tránh bị ấn định thuế.
IV. Rà soát Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và Quyết toán năm
Kiểm tra mã số thuế của toàn bộ nhân viên. Đảm bảo người phụ thuộc được đăng ký đúng quy định và có đầy đủ hồ sơ chứng minh (Giấy khai sinh, xác nhận cư trú...).
Đối soát thu nhập chịu thuế: Đảm bảo các khoản phụ cấp không tính thuế (như tiền ăn giữa ca trong mức quy định) được bóc tách chính xác.
V. Rà soát Sổ cái và Báo cáo tài chính (BCTC)
Đoàn thanh tra thường bắt đầu bằng việc soi các tài khoản có số dư bất thường trên Bảng cân đối phát sinh.
Tài khoản 111 (Tiền mặt): Nếu số dư tiền mặt quá lớn nhưng doanh nghiệp vẫn đi vay vốn ngân hàng để chịu lãi suất, cơ quan thuế có thể loại chi phí lãi vay này vì cho rằng doanh nghiệp chưa góp đủ vốn hoặc vay vốn không phục vụ sản xuất kinh doanh.
Tài khoản 131 & 331 (Công nợ): Rà soát các khoản công nợ tồn đọng lâu năm. Nếu là công nợ không thể thu hồi, phải có hồ sơ xử lý nợ khó đòi đúng quy định mới được tính vào chi phí.
Tài khoản 152, 155, 156 (Hàng tồn kho): Đối soát giữa sổ sách và biên bản kiểm kê thực tế.
Lỗi thường gặp: "Hàng đã bán nhưng chưa xuất hóa đơn" dẫn đến lệch tồn kho. Đây là hành vi trốn thuế bị xử phạt rất nặng.
VI. Hoàn thiện hệ thống Hồ sơ Pháp lý (Hồ sơ "Mềm" và "Cứng")
Một sai lầm của nhiều kế toán là chỉ chú trọng số liệu mà quên mất các văn bản pháp lý làm căn cứ. Trước khi thanh tra, hãy kiểm tra lại:
Hệ thống Hợp đồng kinh tế: Đảm bảo toàn bộ các giao dịch mua/bán lớn đều có hợp đồng đi kèm, có đầy đủ chữ ký, đóng dấu và phụ lục (nếu có thay đổi giá).
Quyết định phê duyệt: Các khoản chi lớn (mua sắm TSCĐ, sửa chữa nhà xưởng) nên có biên bản họp Hội đồng thành viên hoặc Quyết định của Giám đốc.
Định mức sản xuất: Đối với doanh nghiệp sản xuất, phải xây dựng và lưu giữ bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Nếu tỷ lệ tiêu hao thực tế cao hơn định mức mà không có giải trình hợp lý, phần vượt định mức sẽ bị loại chi phí.
VII. Kinh nghiệm "Vàng" làm việc với Đoàn thanh tra thuế
Sau khi đã rà soát và chuẩn bị hồ sơ, kỹ năng làm việc của doanh nghiệp sẽ quyết định kết quả cuối cùng:
Thái độ hợp tác và minh bạch: Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách cung cấp hồ sơ kịp thời, sắp xếp ngăn nắp (theo từng bộ: Hợp đồng - Hóa đơn - Phiếu nhập kho - Chứng từ thanh toán).
Cử người giải trình có chuyên môn: Tránh để nhiều người cùng trả lời một vấn đề dễ gây mâu thuẫn thông tin. Kế toán trưởng nên là người trực tiếp làm việc và giải trình về nghiệp vụ.
Bảo vệ quan điểm bằng văn bản: Khi Đoàn thanh tra đưa ra ý kiến loại chi phí, doanh nghiệp không nên phản ứng gay gắt ngay lập tức. Hãy yêu cầu Đoàn trích dẫn văn bản luật, sau đó chuẩn bị văn bản giải trình kèm theo các Công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế để bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
Kiểm tra kỹ Biên bản kiểm tra: Trước khi ký vào Biên bản ghi nhận kết quả thanh tra, doanh nghiệp cần rà soát kỹ từng con số và các kiến nghị. Nếu có nội dung chưa đồng ý, bạn có quyền ghi ý kiến bảo lưu hoặc giải trình bổ sung trước khi biên bản được chốt.
VIII. Kết luận
Rà soát sổ sách trước khi thanh tra thuế không phải là hành vi "che giấu sai phạm" mà là hoạt động tự kiểm soát tuân thủ. Doanh nghiệp càng chuẩn bị kỹ, rủi ro pháp lý càng thấp và uy tín đối với cơ quan thuế càng cao.
Lời khuyên từ chuyên gia: Đừng đợi đến khi có Quyết định thanh tra mới rà soát. Doanh nghiệp nên thực hiện việc "Tự thanh tra nội bộ" hàng năm. Việc này giúp phát hiện sớm các lỗ hổng trong quản lý chứng từ, từ đó hoàn thiện hệ thống kế toán và đảm bảo dòng tiền luôn an toàn trước mọi kỳ kiểm tra.
Bạn đã nhận được thông báo về việc thanh tra thuế chưa? Nếu cần, tôi có thể hướng dẫn bạn soạn thảo một "Bản tự kiểm tra định kỳ" hoặc danh mục hồ sơ đối soát đặc thù cho ngành nghề kinh doanh của bạn để chuẩn bị làm việc với cán bộ thuế một cách tự tin nhất.
Xem thêm từ: https://ktbinhduong.com/
