Việc nắm vững cách làm báo cáo thuế cho công ty mới thành lập không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tránh được những khoản phạt hành chính không đáng có. Bài viết này sẽ hệ thống lại toàn bộ lộ trình thực hiện một cách khoa học nhất.
1. Các công việc cần làm ngay sau khi có Giấy phép kinh doanh
Trước khi bắt tay vào làm báo cáo, doanh nghiệp cần hoàn thành các thủ tục "nhập môn" sau:
Mua Chữ ký số (USB Token): Dùng để ký và nộp tờ khai qua mạng.
Mở tài khoản ngân hàng & Thông báo: Đăng ký tài khoản ngân hàng công ty và liên kết nộp thuế điện tử.
Treo biển hiệu công ty: Tránh việc bị cơ quan thuế khóa mã số thuế do "không hoạt động tại trụ sở".
Khai thuế môn bài: Đây là sắc thuế đầu tiên phải nộp.
2. Các loại báo cáo thuế doanh nghiệp mới phải nộp
Tùy vào quy mô và hình thức kê khai, một công ty mới thành lập thường phải đối mặt với các loại báo cáo sau:
2.1. Tờ khai thuế GTGT (Giá trị gia tăng)
Phương pháp khấu trừ: Sử dụng mẫu 01/GTGT.
Phương pháp trực tiếp: Sử dụng mẫu 04/GTGT.
Chu kỳ: Công ty mới thành lập mặc định kê khai thuế GTGT theo Quý.
2.2. Tờ khai thuế TNCN (Thu nhập cá nhân)
Doanh nghiệp có phát sinh chi trả thu nhập cho nhân viên thì phải kê khai.
Nếu kê khai GTGT theo quý thì TNCN cũng kê khai theo quý.
2.3. Thuế TNDN (Thu nhập doanh nghiệp)
Hàng quý, doanh nghiệp tự tạm tính số tiền thuế phát sinh (không cần nộp tờ khai) và đem nộp vào ngân sách nhà nước nếu có lãi.
2.4. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)
Lưu ý quan trọng: Hiện nay, theo Thông tư 78 và Nghị định 123, hầu hết doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý nữa.
3. Quy trình 4 bước làm báo cáo thuế cho người mới bắt đầu
Bước 1: Thu thập và phân loại hóa đơn
Tập hợp toàn bộ hóa đơn đầu ra, đầu vào phát sinh trong quý.
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn (thông tin MST, tên công ty, địa chỉ...).
Bước 2: Nhập liệu vào phần mềm kế toán hoặc Excel
Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ sách kế toán.
Bước 3: Kết xuất dữ liệu sang phần mềm HTKK
Sử dụng phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai) phiên bản mới nhất của Tổng cục Thuế để nhập số liệu vào các tờ khai tương ứng.
Kiểm tra lỗi logic trên phần mềm trước khi kết xuất file XML.
Bước 4: Nộp tờ khai và nộp thuế (nếu có)
Truy cập trang web
thuedientu.gdt.gov.vn.Tải file XML, ký số và nhấn "Nộp tờ khai".
Theo dõi thông báo xác nhận từ cơ quan thuế qua email.
4. Lịch nộp báo cáo thuế cần ghi nhớ
Để không bị phạt chậm nộp (mức phạt hiện nay rất cao, có thể lên đến 25 triệu đồng), bạn cần lưu ý:
| Loại báo cáo | Thời hạn nộp (Chậm nhất) |
| Báo cáo theo Quý | Ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau |
| Báo cáo năm (Quyết toán) | Ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ năm dương lịch |
5. Những sai lầm thường gặp của công ty mới thành lập
Quên nộp tờ khai trắng: Dù không phát sinh mua bán (không có hóa đơn), doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai trắng theo quy định.
Không lưu trữ chứng từ: Hóa đơn điện tử cần được lưu file XML gốc, không chỉ lưu file PDF.
Chậm nộp thuế môn bài: Gây nợ thuế ngay từ những ngày đầu thành lập.
